Responsabilidades del personal en la prevención y detección de fraude

¿Cuáles son las responsabilidades que cumplen el consejo administrativo y la alta dirección en la prevención y detección del fraude?

El consejo de administración tiene la responsabilidad de establecer un gobierno corporativo efectivo y responsable para abordar el fraude. Su función principal es vigilar y supervisar las acciones de la gerencia en la gestión de los riesgos de fraude. También evalúa la identificación de riesgos, la implementación de medidas antifraude y la creación de lineamientos para el manejo del riesgo de fraude. Además, el consejo puede establecer políticas que fomenten un comportamiento ético, motivando a empleados, clientes y socios a reportar violaciones a dichas políticas. Es importante que el consejo cuente con un esquema de gobierno adecuado, incluyendo miembros independientes y comités especializados, para garantizar la eficacia en la gestión de riesgos de fraude y la toma de decisiones (Márquez, 2019).

Tanto el consejo administrativo como la alta dirección tienen responsabilidades clave en la prevención y detección del fraude en una organización. Estas responsabilidades incluyen:

• Establecer una cultura ética y de cumplimiento.
• Establecer políticas y procedimientos antifraude.
• Designar un oficial de cumplimiento o jefe de auditoría interna.
• Evaluar y gestionar los riesgos de fraude.
• Establecer un sistema de denuncias y canales de comunicación.
• Supervisar y revisar las actividades financieras.
• Proporcionar formación y concienciación a los empleados.
• Colaborar con expertos externos en casos de fraude complejo.

Estas medidas buscan fomentar un entorno de integridad, transparencia y responsabilidad en la organización, y garantizar que se implementen controles efectivos para prevenir y detectar el fraude.

¿En qué se diferencian las responsabilidades que tiene el comité de auditoría, auditoría interna y auditoría externa?

Las responsabilidades del comité de auditoría, la auditoría interna y la auditoría externa se diferencian de la siguiente manera:

Comité de auditoría:

• Evalúa el trabajo de la gerencia en la identificación de riesgos de fraude y la implementación de medidas antifraude.
• Vigila las actividades de auditoría interna.
• Contrata auditores externos para revisar los estados financieros y proporcionar recomendaciones sobre el control interno.
• Informa periódicamente a la alta dirección y al consejo sobre la actividad de auditoría interna, incluyendo exposiciones al riesgo, cuestiones de control y otros asuntos necesarios.

Auditoría interna:

• Evalúa los riesgos que enfrenta la organización y ejecuta planes de auditoría para evaluar el control interno y el manejo del riesgo de fraude.
• No es responsable de detectar todos los fraudes, pero debe estar alerta ante la posibilidad y proporcionar información para recomendar investigaciones adicionales.
• Evalúa la gestión del riesgo de fraude y su manejo por parte de la organización.
• Realiza auditorías proactivas, utiliza técnicas de auditoría asistidas por computadora y puede investigar sospechas de fraude, analizar causas raíz y formular recomendaciones.

Auditoría externa:

• Cumple con las normas profesionales y realiza auditorías de los estados financieros para obtener seguridad razonable de que están libres de distorsiones materiales, ya sea por error o fraude.
• Comunica cualquier evidencia de posible fraude a un nivel gerencial apropiado.
• Reporta directamente al comité de auditoría o a quienes están a cargo del gobierno corporativo en casos de fraude que involucren a la alta dirección.

En resumen, el comité de auditoría supervisa y contrata a los auditores externos, mientras que la auditoría interna evalúa y mejora el control interno y maneja el riesgo de fraude internamente. La auditoría externa tiene la responsabilidad de auditar los estados financieros y reportar cualquier evidencia de fraude a la gerencia adecuada.

Quienes ocupan cargos subordinados ¿también tienen responsabilidades en la prevención y detección del fraude?

Los empleados subordinados dentro de una organización también tienen responsabilidades en la prevención y detección del fraude. Estas responsabilidades incluyen cumplir con los códigos de ética y las políticas de la organización, informar sospechas de fraude, seguir los controles internos establecidos, participar en programas de formación y concienciación, y colaborar en investigaciones si es necesario. Cada empleado desempeña un papel importante en mantener un entorno ético y de cumplimiento, contribuyendo a la prevención y detección del fraude en la organización.

¿Cree usted que personas externas a la empresa también tienen responsabilidades en la prevención y detección del fraude?

Sí, las personas externas a la empresa también pueden tener responsabilidades en la prevención y detección del fraude, especialmente aquellas que interactúan con la organización de alguna manera. Algunos ejemplos de personas externas que pueden tener responsabilidades en esta área incluyen:

1. Proveedores y contratistas: Los proveedores y contratistas que trabajan con la empresa pueden tener la responsabilidad de cumplir con estándares éticos y legales, así como de informar cualquier sospecha de fraude que puedan detectar durante sus interacciones comerciales.
2. Clientes y consumidores: Los clientes y consumidores también pueden desempeñar un papel importante en la prevención y detección del fraude al informar cualquier irregularidad o actividad sospechosa que puedan observar al interactuar con la empresa. Esto puede incluir transacciones fraudulentas, productos o servicios de baja calidad o cualquier otro comportamiento deshonesto.
3. Auditores externos y reguladores: Los auditores externos y los reguladores desempeñan un papel crítico en la detección y prevención del fraude al evaluar y revisar los estados financieros y los controles internos de la empresa. Tienen la responsabilidad de identificar posibles irregularidades y reportar cualquier indicio de fraude a la alta dirección o al comité de auditoría.
4. Organismos reguladores y autoridades legales: Las entidades reguladoras y las autoridades legales tienen la responsabilidad de establecer y hacer cumplir las leyes y regulaciones relacionadas con el fraude. Su función incluye investigar y perseguir activamente cualquier acto de fraude que pueda afectar a la empresa o a las partes interesadas.

Es importante destacar que las responsabilidades de las personas externas pueden variar según su relación con la empresa y las leyes y regulaciones aplicables en cada jurisdicción. Sin embargo, la colaboración y la comunicación entre la empresa y las partes externas pueden ser fundamentales para fortalecer los mecanismos de prevención y detección del fraude en general.